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Titel
Text copied to clipboard!Ausschusssekretär
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Ausschusssekretär, der die organisatorische und administrative Unterstützung für verschiedene Ausschüsse übernimmt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, die Protokollführung sowie die Kommunikation zwischen den Mitgliedern. Sie sorgen dafür, dass alle relevanten Dokumente rechtzeitig bereitgestellt werden und unterstützen bei der Einhaltung von Fristen und Regularien. Zudem koordinieren Sie Termine, verwalten die Korrespondenz und tragen zur effizienten Arbeitsweise des Ausschusses bei. Ein hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit ist für diese Position unerlässlich. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und eine Schlüsselrolle in der Unterstützung von Entscheidungsprozessen übernehmen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Vorbereitung und Organisation von Ausschusssitzungen
- Erstellung und Verteilung von Sitzungsunterlagen
- Protokollführung während der Sitzungen
- Koordination der Kommunikation zwischen Ausschussmitgliedern
- Überwachung von Fristen und Terminen
- Verwaltung der Korrespondenz und Dokumentation
- Unterstützung bei der Umsetzung von Beschlüssen
- Pflege von Datenbanken und Akten
- Planung von Folgeaktivitäten nach Sitzungen
- Sicherstellung der Einhaltung von Regularien und Richtlinien
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
- Erfahrung in der Sekretariatsarbeit oder im Verwaltungsbereich
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Erfahrung in der Protokollführung
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Grundkenntnisse im Bereich Recht oder Verwaltung von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Organisation von Sitzungen?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Beschreiben Sie Ihre Vorgehensweise bei der Protokollführung.
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit bei mehreren parallelen Aufgaben?
- Welche Softwaretools nutzen Sie zur Unterstützung Ihrer Arbeit?
- Wie stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden?
- Haben Sie Erfahrung in der Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Arbeitsablauf?
